Handleiding afhandeling reparaties via S1mone
Lees hoe je als bestuur snel en makkelijk communiceert via S1mone als er aanvullend overleg nodig is over een gevraagde reparatie.
Stap 1: Melding ontvangen
- Je ontvangt een e-mail en/of WhatsApp-bericht: er is een nieuwe chat in S1mone, gestart door de VvE coördinator.
-
Met dit bericht start de beoordeling door het bestuur. De eigenaar die de melding deed, krijgt een bericht dat de melding is doorgestuurd naar het bestuur om te beoordelen.
Stap 2: Actie vereist in S1mone
-
Log in bij S1mone
Je logt in via de link in het bericht dat je per e-mail en/of WhatsApp hebt ontvangen. Deze link gaat naar de melding en chat. -
Vraag aan bestuur
In de chat stelt onze VVE coördinator een specifieke vraag aan het bestuur. Bijvoorbeeld: verzoek om een mandaatverhoging (als de kosten het afgesproken budget overschrijden), goedkeuring van een aangeboden offerte of beoordeling van een rapportage. -
Documenten bij de melding
Eventuele relevante documenten, zoals offertes of inspectierapporten, vind je onder het kopje Documenten bij de melding in S1mone. -
Notities
Soms maakt de aannemer een extra opmerking. Deze vind je onder Notities.
Stap 3: Beantwoorden en Besluiten
-
Naar de chat
Je reageert via de chatfunctie in S1mone. -
Geef je reactie
Geef een reactie op de vraag, bijvoorbeeld: Akkoord met offerte x, Mandaatverhoging goedgekeurd of Meer informatie nodig.
Let op! Gezamenlijke communicatie
Er kan maar één chat worden gestart per aanvraag voor een reparatie. Willen alle bestuursleden een notificatiebericht ontvangen per e-mail en kunnen meelezen in de chat? Zorg er dan voor dat het bestuur een algemeen e-mailadres heeft (bijvoorbeeld BestuurVvE100@gmail.com). Wij kunnen dit algemene e-mailadres opvoeren in S1mone als contactpersoon. U logt dan in via het S1mone-account dat is gekoppeld aan dit gemeenschappelijke e-mailadres.
Let op! Gezamenlijke bevoegdheid
Als het bestuur van de VvE officieel gezamenlijk bevoegd is (dit staat in de splitsingsakte en het KvK uittreksel) dan ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuur om te overleggen voor akkoord. Wij gaan ervan uit dat als er een reactie is van een bestuurslid, dat hij of zij heeft overlegd met de andere bestuursleden.
Stap 4: Afronden door VvE coördinator
- Nadat het bestuur via de chat heeft gereageerd, zet de VvE coördinator het antwoord of besluit door naar de juiste afdeling.
- Zij nemen de vervolgstappen (en zetten bijvoorbeeld een opdracht uit bij een aannemer).
- De status van de melding wordt in S1mone bijgewerkt. Deze is altijd actueel zichtbaar in S1mone.